Adatkezelési tájékoztató


A Virtual Könyvelés weboldalához és szolgáltatásaihoz

Hatályos: 2026. szeptember 16-tól

Ez a tájékoztató összefoglalja, hogyan kezeli Hakszer-Béres Alexandra egyéni vállalkozó a weboldal látogatóinak, az érdeklődőknek, az ügyfeleknek és – könyvelési vagy bérszámfejtési feladatok esetén – az ügyfelek által érintett természetes személyeknek az adatait.

1. Az adatkezelő adatai 

Adatkezelő: Hakszer-Béres Alexandra egyéni vállalkozó
Márkanév Virtual Könyvelés
Székhely: 6055 Felsőlajos, Akácfa utca 40.
Adószám 57283438-1-23
Nyilvántartási szám: 55897190 
E-mail: beres.alexandra@virtualkonyveles.com
Telefon: +36 20 521 9854 
Weboldal: https://virtualkonyveles.hu

Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére az adatkezelő jelenlegi működése alapján nem került sor. Adatvédelmi kérdés vagy kérelem a fenti e-mail-címre küldhető.

2. Irányadó alapelvek és fogalmak

Az adatkezelő a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan, meghatározott célból, a szükséges mértékben és ideig kezeli. Gondoskodik az adatok pontosságáról, bizalmasságáról, sértetlenségéről és megfelelő védelméről.

Az adatkezelésre különösen az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), a 2011. évi CXII. törvény (Infotv.), a Polgári Törvénykönyv, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény, valamint – alkalmazhatósága esetén – a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről szóló 2017. évi LIII. törvény szabályai irányadók.

3. Adatkezelési tevékenységek

3.1. Weboldali kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés 

  • Kezelt adatok: Név, e-mail-cím, telefonszám, az üzenet és az abban önként megadott adatok, a megkeresés időpontja. Cél A megkeresés megválaszolása, kapcsolatfelvétel, igényfelmérés és ajánlatadás.
  • Jogalap: A szerződéskötést megelőző lépések megtétele [GDPR 6. cikk (1) b)]; ettől független általános megkeresésnél jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) f)]. Megőrzés Szerződés hiányában az ügy lezárásától számított legfeljebb 1 év; létrejött szerződésnél az ügyfélkapcsolati iratokra vonatkozó idő.
  • Adatszolgáltatás: Az ajánlat elkészítéséhez szükséges adatok nélkül a megkeresés nem vagy csak korlátozottan válaszolható meg.

3.2. Szerződéskötés és ügyfélkapcsolat

  • Kezelt adatok: Név, egyéni vállalkozói vagy adóazonosító adatok, székhely/lakcím, elérhetőségek, bankszámla- és képviseleti adatok, szerződés, aláírás, nyilatkozatok, kapcsolattartási előzmények. Cél Az ügyfél azonosítása, a szerződés létrehozása és teljesítése, kapcsolattartás, igényérvényesítés.
  • Jogalap: Szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b)], jogi kötelezettség [c)], illetve jogi igényeknél jogos érdek [f)]. Megőrzés A szerződés megszűnésétől számított általános elévülési idő végéig, jellemzően 5 évig; jogvita esetén annak jogerős lezárásáig.

3.3. Könyvelés, adózási ügyintézés és hatósági képviselet

A szolgáltatás során kezelt adatok köre az ügyfél adózási módjától és ügyleteitől függhet: azonosító és kapcsolattartási adatok, adó- és társadalombiztosítási adatok, bevételi és költségadatok, számlák és bizonylatok, bankszámlaadatok, szerződések, meghatalmazások, hatósági iratok, valamint az okiratokban szereplő partnerek és más természetes személyek adatai. 

  • Cél: Könyvelési, adóbevallási, nyilvántartási és képviseleti feladatok teljesítése; jogszabályi kötelezettségek teljesítése. Jogalap A szerződés teljesítése és az adatkezelőre irányadó jogi kötelezettségek [GDPR 6. cikk (1) b) és c)]. Különleges adat csak akkor kezelhető, ha ehhez a GDPR 9. cikk szerinti feltétel fennáll.
  • Megőrzés: A vonatkozó adó-, számviteli, társadalombiztosítási és pénzmosás-megelőzési szabályokban előírt idő; a számviteli bizonylatoknál főszabály szerint legalább 8 év. 
  • Forrás: Az ügyfél, az ügyfél meghatalmazottja, hatósági elektronikus rendszerek, valamint az ügyfél által átadott bizonylatok és nyilvántartások.

3.4. Bérszámfejtés és foglalkoztatással összefüggő adatok

Ha az ügyfél bérszámfejtést is kér, az adatkezelő az ügyfél utasításai alapján kezelheti a foglalkoztatottak és más jogosultak nevét, azonosítóit, elérhetőségét, munkaviszonyi, munkaidő-, távolléti, bér-, adó-, társadalombiztosítási, letiltási és kifizetési adatait; szükség esetén egészségügyi vagy érdekképviseleti adatot is.

E körben az ügyfél jellemzően adatkezelő, Hakszer-Béres Alexandra egyéni vállalkozó pedig adatfeldolgozó. A felek feladatait külön, a GDPR 28. cikkének megfelelő adatfeldolgozási rendelkezésekben kell rendezni. Az ügyfél felel azért, hogy az adatokat jogszerűen gyűjtse és továbbítsa, valamint az érintetteket megfelelően tájékoztassa.

3.5. Számlázás és számviteli nyilvántartás 

  • Kezelt adatok: Név/cégnév, cím/székhely, adószám, számlázási e-mail, szolgáltatás és ellenérték adatai, fizetési adatok. Cél és jogalap: Számla kiállítása, megőrzése és számviteli kötelezettségek teljesítése; jogi kötelezettség [GDPR 6. cikk (1) c)].
  • Megőrzés: A számviteli törvény szerint legalább 8 év.

3.6. Elektronikus aláírás és szerződéskezelés

A Singingó használatakor a szerződésben szereplő adatok, e-mail-cím, aláírási és naplóadatok, időbélyeghez vagy hitelesítéshez kapcsolódó technikai adatok kezelhetők. A cél a szerződések elektronikus létrehozása, bizonyíthatósága és megőrzése; jogalap a szerződés teljesítése, jogi kötelezettség és a jogi igények védelméhez fűződő jogos érdek.

3.7. Panaszok, követelések és jogi igények

A panaszban vagy jogvitában szereplő azonosító, kapcsolattartási, szerződéses és bizonyítási adatok a panasz kivizsgálása, a követelés kezelése és jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme céljából kezelhetők. Jogalap az alkalmazandó jogi kötelezettség, illetve jogos érdek. A megőrzés az igény érvényesíthetőségének végéig, jogvita esetén annak lezárásáig tart.

4. Weboldal, naplóadatok és sütik

A Webnode technikailag szükséges adatokat – így különösen IP-címet, böngésző- és eszközadatot, dátumot, időpontot, kért oldalt, hivatkozó oldalt és biztonsági naplóadatot – kezelhet a weboldal megjelenítése, működtetése, biztonsága és hibakeresése érdekében. A szükséges sütikés hasonló technológiák alkalmazása a látogató által kért szolgáltatás biztosításához szükséges; az ezekhez kapcsolódó személyesadat-kezelés jogalapja az adatkezelő jogos érdeke [GDPR 6. cikk (1) f)].

A weboldal Google Tag Managert és Google Analytics 4 szolgáltatást használ. A Tag Manager a mérési címkék technikai kezelését végzi; az Analytics a látogatottság, az oldalon végzett műveletek, az eszköz- és böngészőjellemzők, a hozzávetőleges földrajzi hely és a forgalmi forrás elemzésére szolgálhat. Az adatkezelés kiterjedhet online azonosítókra, IP-címre, munkamenet- és eseményadatokra. A statisztikai címkék és az analytics_storage alapértelmezett állapota elutasított; azok csak a látogató előzetes hozzájárulása után aktiválhatók [GDPR 6. cikk (1) a)].

A látogató a Webnode süti-beállító felületén külön elfogadhatja vagy elutasíthatja a statisztikai sütiket, és döntését később is visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A tényleges sütilista – különösen a süti neve, szolgáltatója, célja és lejárata – a weboldal süti-beállító felületén tekinthető meg. A Tag Managerben elhelyezett új címkék csak a megfelelő hozzájárulási kategóriához rendelve tehetők közzé.


5. Adatfeldolgozók és címzettek 

  • Webnode AG (Webnode): Weboldal- és tárhelyszolgáltatás, kapcsolatfelvételi űrlap, technikai napló- és sütiadatok. A mindenkori szolgáltatói adatok és alfeldolgozók a Webnode jogi dokumentumaiban találhatók. 
  • Google Workspace / Google Ireland Limited: Üzleti levelezés, dokumentumtárolás és -megosztás a Google Drive-ban; az ügyfélanyagok és kapcsolattartási adatok feldolgozása a Google Workspace adatfeldolgozási feltételei szerint.

  • Google Analytics és Google Tag Manager / Google Ireland Limited: A weboldal látogatottságának hozzájáruláson alapuló mérése, valamint a mérési címkék kezelése. A kezelt adatok körébe online azonosítók, eszköz-, böngésző-, munkamenet- és eseményadatok tartozhatnak.

  • KBOSS.hu Kft. – Számlázz.hu, 1031 Budapest, Záhony utca 7.: Számlakiállítás, számlák továbbítása és megőrzése, kapcsolódó ügyfél- és számlázási adatok. 

  • NP-Soft Studio Kft. – Singingó, 1204 Budapest, Ady Endre utca 106. 3. em. 13. ajtó; info@signingo.hu; +36 30 238 2241: Elektronikus aláírás, szerződésküldés, naplózás és bizonyíthatóság.

  • RLB-60 Számítástechnikai Szolgáltató és Tanácsadó Bt., 3000 Hatvan, Balassi Bálint út 40.; info@rlb.hu; +36 37 347 475:  RLB könyvelési és bérszámfejtési program biztosítása, karbantartása és támogatása. Az adatokhoz való tényleges szolgáltatói hozzáférés az alkalmazott programverziótól és támogatási folyamattól függ.
  • NAV, önkormányzati adóhatóság, társadalombiztosítási és más hatóságok: Jogszabályon alapuló bevallás, adatszolgáltatás, képviselet és ellenőrzés.
  • Jogi, informatikai vagy követeléskezelési közreműködő: Csak szükség esetén, megfelelő titoktartási és adatvédelmi garanciák mellett.

Az adatkezelő az adatfeldolgozókat a mindenkori szerződéses kapcsolatoknak megfelelően tartja nyilván. Ha a fenti szolgáltatók személye vagy szerepe változik, a tájékoztató frissül.

6. Adattovábbítás harmadik országba

Egyes technológiai szolgáltatók vagy alfeldolgozóik az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek adatot. Ilyenkor az adattovábbítás csak a GDPR V. fejezete szerinti garancia – például megfelelőségi határozat, általános szerződési feltételek és szükség esetén kiegészítő intézkedések – mellett történhet. A konkrét helyszínekről és garanciákról az érintett szolgáltató aktuális adatvédelmi dokumentumai adnak részletes tájékoztatást.

7. Adatbiztonság

  • jelszóval és – ahol elérhető – többfaktoros hitelesítéssel védett hozzáférések;
  • hozzáférések szükséges mértékre korlátozása és rendszeres felülvizsgálata;
  • biztonságos elektronikus adattovábbítás és jogosultságkezelt megosztások;
  • eszköz- és szoftverfrissítések, kártevővédelem, mentések;
  • titoktartás, incidenskezelés, valamint az iratok biztonságos törlése vagy megsemmisítése.

8. Az érintett jogai

Az érintett kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását; tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; a feltételek fennállásakor élhet adathordozhatósági jogával; hozzájárulását bármikor visszavonhatja; továbbá kérheti, hogy ne terjedjen ki rá kizárólag automatizált döntés hatálya. Az adatkezelő jelenleg nem végez kizárólag automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást.

A kérelem a beres.alexandra@virtualkonyveles.com címen nyújtható be. Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül válaszol; összetett vagy nagyszámú kérelemnél ez az idő további két hónappal meghosszabbítható. Az érintett személyazonosságának igazolása kérhető.

9. Jogorvoslat

Az érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH; 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; https://naih.hu), továbbá bírósághoz fordulhat. Az adatkezelő azt kéri, hogy az érintett lehetőség szerint először közvetlenül jelezze a problémát, hogy az gyorsan kivizsgálható legyen.

10. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő a tájékoztatót a jogszabályok, szolgáltatások vagy adatkezelési folyamatok változásakor módosíthatja. A hatályos változat a virtualkonyveles.hu weboldalon érhető el. Lényeges változásról – ha ez észszerűen lehetséges – külön értesítés is adható.

A dokumentum a közzététel napján hatályos általános szabályok alapján készült. Egyedi jogi tanácsadásnak nem minősül; a tényleges adatáramlások, szerződéses gyakorlat és szolgáltatói beállítások változása esetén frissítendő.